Vzorec pravil interakcije med oddelki, primeri

Na vsakem podjetju obstajajo lokalni dokumenti, ki urejajo njegovo dejavnost. Eden od najpomembnejših Interakcija med oddelki

Zahteve

Kaj mora biti predpisov? Interakcija med računovodskimi in ekonomskimi oddelki službe, kadrovske službe in enote za načrtovanje in načrtovanje, druge strukturne enote podjetja, so v času aktivnosti neizogibne. Hkrati mora stiki zaposlenih zagotoviti čim krajše izvajanje nalog. Model interakcije med oddelki, na prvem mestu morajo biti dostopni izvajalcem. Če oseba, ki je odgovorna za njen razvoj, bo barvala vse določbe, vendar podrejeni ne morejo razumeti ničesar, v dokumentu ne bo pomena. V zvezi s tem oblikujejo vzorec pravil interakcije med oddelki, Upoštevati je treba tri ključna načela:

1. Dokument je sestavljen na podlagi modela poslovnega procesa. Kakovost predpisov bo neposredno odvisna od temeljitosti zasnove programa.
2. Strukturo dokumenta določi procesni model. Vse točke sheme morajo biti v predpisih.
3. Predstavitev informacij se izvaja v uradnem, suhem jeziku. V besedilu dokumenta priporočamo uporabo kratkih preprostih stavkov. Določite določbe nedvoumno. Vse okrajšave in izrazi se morajo dekodirati.

Cilji

O podjetjuBrošura pravil interakcije med oddelki zagotavljajo:

1. Vzpostavitev in vzdrževanje reda pri pripravi dokumentacije, učinkovit kontakt med strukturnimi enotami.
2. Preprečevanje konfliktnih situacij v ekipi. Če se vnaprej določijo sheme interakcije za delo, se delež udeležbe enega ali drugega zaposlenega v procesih, spornih situacijah ne bo pojavil.
3. Operativni vstop v ekipo začetnikov. Uredba pomaga razumeti strukturo interakcij, določa, katere dokumente bo zaposleni uporabil, in s kakšnimi službami bo stopil v stik.
4. Nadzor discipline.
5. Hitrejši prenos primerov na drugega zaposlenega (s prenehanjem ali dopustom na dopustu).
6. Preprečevanje izgub finančnih, človeških in časovnih virov.

Struktura

Kakšen je postopek za interakcijo med oddelki mogoče šteti za pravilno sestavljeno? Dokument običajno vključuje naslednje oddelke:

1. Splošne določbe.
2. Definicije, izrazi in okrajšave.
3. Opis procesov.
4. Odgovornost.
5. Nadzor.

Uporaba

Praviloma zagotavlja grafični model poslovnega procesa. Prikazana je v obliki sheme, ki je sestavljena iz več blokov. Z uporabo izdelkov programske opreme računalnika lahko ustvarite grafično podobo. Sheme odražajo poseben režim ukrepov za izvajanje določenih nalog. Vizualizacija je bolj primerna kot besedilo. Diagram jasno prikazuje začetek procesa in vsako fazo, razmerje med njimi in končni rezultat. Ta model pogosto uporabljajo razvijalci ureditev interakcije med oddelki podjetja na 223-FZ. V programu so poudarjeni ključni parametri, kot so izhodi in vhodi, udeleženci in odjemalci. Če se novinec seznani s takšnim modelom, takoj razume specifike procesa in bo pripravljen za izvajanje določene naloge.

Navodila

V prvi fazi je treba določiti predmet dokumenta in odgovorne osebe, tj. Kdo izdeluje in kakšne predpise. Zlasti interakcija med službami računovodskih oddelkov poteka po jasni shemi, ki jo določa zakonodaja. V tej strukturni enoti je vedno najpomembnejši zaposleni odgovoren za izpolnjevanje zahtev za poročanje. On in lahko postane oseba, odgovorna za pripravo pravila interakcije med oddelki. Vzorec dokument bi morali razpravljati vsi zaposleni. V ta namen se organizira skupščina. Če dokument ureja postopek, v katerem se srečujejo interesi več kot dveh oddelkov, je pomembno, da se v razpravo vključijo ključni zaposleni. Oseba, odgovorna za razvoj, mora kolegom pojasniti pomen izvajanja pravil.

Opis procesov

Njena prostornina bo odvisna od kompleksnosti interakcije. Če je postopek enostaven in oseba, ki jo zadolži, dobro razume vse faze izvajanja, lahko sam pripravi shemo za delo z drugimi strukturnimi enotami. Po tem bi moral dokument razpravljati z drugimi udeleženci. Če je poslovni proces zapleten, potem vsak zaposleni razvije lasten del modela. Po tem se zbirajo in razpravljajo vsi projekti. Pri seznanitvi z osnovnim dokumentom lahko vsi zainteresirani zaposleni predlagajo nekatere ali druge prilagoditve in dopolnitve. Po tem pravila interakcije med službami podjetja poslan v glavo.

Trditev

Lahko se izvaja neposredno. V tem primeru upravitelj sam podpisuje pravila interakcije med oddelki podjetja. Vzorec dokument se lahko odobri in posredno. V tem primeru glava izda nalog. Podatki o registraciji upravnega akta so vpisani v žig odobritve.

Posebnost dela odgovorne osebe

V nekaterih organizacijah država zagotavlja položaj vodje kakovosti. V praksi so določene faze priprave dokumenta. Upoštevati jih mora vodja, ki je pravila interakcije med oddelki. Primer: glavne faze:

1. Opredelitev procesov.
2. Postavite grafikon.
3. Podroben opis.
4. Zbiranje besedila.

Odgovorni strokovnjak preučuje urnik zaposlenih v različnih oddelkih. To je potrebno za pripravo opisa standardnih situacij, vključenih v pravila interakcije med oddelki. Primer:: "Bencinska črpalka se pregleduje z uporabo takšnih tehničnih sredstev." Po zaključku raziskave se sestavi poročilo. "

Opredelitev končnega cilja

Oseba, odgovorna za pripravo predpisov, mora razumeti vse procese, poznati dolžnosti zaposlenih, imeti ustrezne kvalifikacije in stopnjo strokovnosti. Cilj dokumenta mora biti jasen zaposlenim. V nasprotnem primeru bo izvajanje uredbe dodatno obremenilo osebje.

Optimizacija in oblikovanje

Obsežna študija procesov, ki se dogajajo v podjetju, nam omogoča, da ugotovimo pomanjkljivosti. Analiza situacij, rezultatov, operacij omogoča optimizacijo dejavnosti. To nam nato omogoča oblikovanje več scenarijev za nadaljnji razvoj. Torej lahko podjetje zapusti vse, kar je, ustvariti nov model dela ali prilagoditi staro.

Ponudbe

Pomembno je, da vsak zaposleni jasno razume, kaj mora storiti in kako bodo doseženi rezultati vplivali na njegov zaslužek. Zato je treba o pravilih razpravljati pred odobritvijo. Ključno vlogo pri pripravi dokumenta je seveda dana vodji delovne skupine (projekta). Naloga tega strokovnjaka je podati akutna vprašanja. Zagotoviti mora jasen model postopka. Vsak udeleženec vidi sliko z lastnimi očmi. Treba je doseči skupno razumevanje. Vsak udeleženec bi moral pojasniti odgovornost pri oblikovanju predpisov. V večini primerov so kolektivi skeptični glede izvajanja takega dokumenta. Odvisno od zapletenosti procesa, uvedba predpisov traja 4-12 mesecev.

Značilnosti izvedbe

Za uvajanje novih predpisov je potrebno:

1. Prepoznajte prejšnje dokumente kot neveljavne.
2. Uvesti nove lokalne akte za aktiviranje predpisov.
3. Razviti dokumente, potrebne za uporabo odobrenih pravil.
4. Izboljšati ali uvesti nove module avtomatiziranih informacijskih baz.
5. Izdelati oblike neenotnih dokumentov.
6. Spremenite ali dodajte osebje.
7. Poiščite kandidate za nova delovna mesta, imenujte ali prenašajte zaposlene.
8. Izobražujte izvajalce novih pravil.
9. Izvedite pojasnjevalno delo z zaposlenimi.
10. Izvedite poskusno izvajanje predpisov.
11. Besedilo popravite na podlagi rezultatov poskusne izvedbe.
12. Vnesite končno različico dokumenta.
13. Določiti postopke za nadzor kakovosti predpisov.

Po določitvi ukrepov za izvajanje dokumenta vodja izda nalog. Treba je opozoriti, da bo v povezavi s trajanjem aktivnosti različen datum odobritve in neposredna uvedba predpisov. Nadalje razmislimo o osnovnih napakah, ki jih predvidevajo zaposleni pri sestavljanju dokumenta.

Neskladnost s prakso

Pomembno je zaupati ustvarjanju predpisov za zaposlene, ki ima neposredno povezavo z delovno dejavnostjo v podjetju. Recimo, da je organizacija postala zelo velika. Uprava lahko privošči oblikovanje posebne storitve, katere naloge vključujejo reševanje razvojnih vprašanj. Skladno s tem bo oddelek postavil nalogo, da opiše vse procese podjetja. Toda namen tega dogodka je zanemarljiv. Če so predpisi ljudje, ki niso vključeni v dejansko dejavnost, potem zaposleni, ki ga upravlja, sheme ne bodo izvajali. Zato dokument ni smiseln.

Pomanjkanje prožnosti

Številne odgovorne osebe si prizadevajo za največ podrobnosti. To stanje je posledica pomanjkanja poznavanja razlik med pripravo predpisov in opisom dejanskih proizvodnih procesov. Če je naloga avtomatizirati operacije, so njihove podrobnosti namenjene delavcem. Potreba po predpisih nastane, ko je veliko ljudi vključenih v proizvodnjo. Njihova dejanja so pogosto podvojena, vendar vsaka oseba obravnava to ali to operacijo na svoj način. Cilj uredbe je odpraviti nesoglasja. Upoštevati je treba, da morajo delavci v organizaciji imeti določeno svobodo pri ukrepih, kar omogoča odločitev, odvisno od razmer. Na primer, odjemalca se lahko odzove takoj, ne pa po določenem času.

Velika količina in zapletenost besedila

Optimalna je uredba, sestavljena iz 5-7 strani. Obenem mora biti njegova vsebina prostorna, a zgoščena. Priporočamo uporabo kompleksnih, večkomponentnih stavkov. Besedilo mora biti dostopno za razumevanje. Poleg tega je treba upoštevati pogoje. Konceptov ne smete zamenjati s sopomenkami, uporabite okrajšave brez dekodiranja.

Interakcija med oddelki informacijske varnosti in IT

Zdaj so stiki teh storitev zelo težki pri številnih podjetjih. Povezana je kompleksnost notranjih konfliktov oddelkov IT in IS. Za njihovo učinkovito sodelovanje obstaja več možnosti. Prva in najpreprostejša je prisotnost zaposlenih (ena ali več), ki se ukvarjajo z informacijsko varnostjo v okviru informacijske tehnologije. Urejanje medsebojnega delovanja oddelkov IT in IS v tem primeru odraža značilne pristope k sodelovanju. Organizacija dela poteka na podlagi ugotovljenega stereotipa, da je informacijska varnost del zagotavljanja informacijske tehnologije. Če podjetje nima konfliktov med temi storitvami, lahko upravljavec razmisli o zagotavljanju storitve IB kot ločene strukture IT oddelka. V skladu s tem bo treba za takšne dejavnosti dodeliti več sredstev, vključno s finančnimi sredstvi.

Tipičen vzorec

Splošne določbe določajo:

1. Namen dokumenta. Praviloma obstaja takšna fraza: "Ta pravila določajo vrstni red naročila".
2. Obseg delovanja. Predpisi se lahko uporabljajo za delavce ali objekte.
3. Normativni dokumenti, po katerih je bil zakon razvit.
4. Pravila odobritve, prilagoditve, razveljavitve predpisov.

V razdelku "Pogoji, okrajšave, definicije" so podani pojmi, uporabljeni v dokumentu. Vse okrajšave je treba dekodirati. Izrazi naj bodo navedeni v abecednem vrstnem redu. Vsak koncept je označen z novo vrstico v enotah. h. Opredelitev pojma je podana brez besede "it", skozi pomišljaj. V razdelku »Opis procesa« je podan opis po korakih. Priporočljivo je uvesti pododstavke. Vsaka od njih bo ustrezala določeni stopnji. V istem oddelku so navedeni zaposleni, ki sodelujejo pri opravljanju določenih dejavnosti. Opisuje ne samo dejanja, ampak tudi njihov rezultat.

Odgovornost in nadzor

V uredbi je treba navesti možnost uvedbe sankcij za osebe, ki ne izpolnjujejo določb. Odgovornost je dovoljena v skladu z zakonom. Lahko je kazenska, upravna ali disciplinska. Obvezno je navesti ime in položaj zaposlenega, ki izvaja nadzor nad izvajanjem predpisov.