Naročilo osebja. Upravljanje s kadri: naročila

Naročila za zaposlene se nanašajo na ključne vire poteka dela v sodobnih podjetjih. Kakšna je specifičnost njihove kompilacije? Kako lahko ti dokumenti izgledajo?

Kakšna so naročila za osebje?

Zakonodaja Rusije, ki ureja vodenje kadrovske evidence, predvideva redno uporabo različnih lokalnih pravnih aktov pri podjetjih. Med njimi so naročila. Običajno jih je razvrstiti v dve glavni vrsti. Namreč:

• na naročila, povezana z glavno dejavnostjo;
• na naročilih, izdanih za upravljanje osebja podjetja.

V tem primeru govorimo o pravnem aktu druge vrste.

Odredba o osebju - vrsta upravne dokumentacije podjetja. Te vire objavlja družba za zakonito registracijo:

• kadrovanje;
• premikanje osebja iz enega delovnega mesta v drugega;
• naročila določenim zaposlenim ali skupini kot celoti;
• odpuščanje zaposlenih.

Te naloge predpostavljajo, da bo podjetje izdalo ustrezne vrste naročil za osebje. Kako so lahko?

Na primer, obstajajo naročila:

• o imenovanju zaposlenih ob izstopu iz službe;
• o dodeljevanju, spodbujanju zaposlenih;
• o premestitvi zaposlenega na drugo delovno mesto.

Uvedba in popravek informacij, zabeleženih v delovnih zvezkih in drugih osebnih dokumentih, se v številnih primerih izvaja na podlagi zadevnih naročil.

Oblike naročil za glavne dejavnosti

Pri ruskih podjetjih se aktivno uporabljajo enotna naročila za osebje - na podlagi obrazcev, odobrenih v različnih pravnih virih. Glavna je Odlok Državnega statističnega odbora št. 1, ki ga je izdal oddelek 5. januarja 2004. Razlikujejo se naslednje glavne vrste naročil za osebje, kot je določeno v ustrezni resoluciji:

• o sprejemu zaposlenega (sestavljen je na podlagi enotne oblike T-1 ali T-1a, prva je osebna, druga je konsolidirana);
• o prenosu zaposlenega (obrazci T-5, T-5a);
• ob sprostitvi delavca na dopustu (dokumenti T-6, T6a);
• o prenehanju pogodbe (obrazci T-8, T-8a);
• na izletu strokovnjaka (dokumenti T-9, T-9a);
• o spodbujanju zaposlenega (obrazci T-11, T11-a).

Treba je opozoriti, da lahko kroženje dokumentov podjetij uporabi tudi svoje lastne oblike naročil, če to ni prepovedano z zakonom. Možno je tudi v primeru, da določen primer, da osebja z zakonom ni bila odobrena v obliki standardizirani obliki.

Če podjetje samostojno naredi določen dokument - priporočamo uporabo določil posebnega državnega standarda, GOST R 6.30-2003. Kako lahko izgleda enoten naročilo za osebje? Primer takšnega dokumenta je na sliki spodaj.

V tem primeru je vzorec naloga za delo po enotni obliki št. T-1.

Enotne oblike naročil se najpogosteje uporabljajo v proračunskih organizacijah, pa tudi v državnih podjetjih. V mnogih primerih je to posledica razpoložljivosti odobrenih vzorčnih virov v oddelku.

Po drugi strani pa v zasebnih podjetjih pogosto uporabljajo svoje lastne oblike naročil. Toda praviloma le v primerih, ko enoten dokument ni bil odobren za reševanje nalog službe za osebje. Če sploh, so v obtoku, je ponavadi podjetja ne preživijo čas za ustvarjanje novih oblik, ki so v resnici, bo dvojnik uniformo. Kar pa je poleg tega značilna precej visoka stopnja udobnosti v smislu strukture.

Kako lahko izgledajo vzorci kadrovskih naročil, ki jih je razvila družba? Primer enega od njih je na naslednji sliki.

V tem primeru se upošteva vzorec odobritve odobritve urnik počitnic. Ponavadi je predstavljen v precej preprosti strukturi.

Upoštevajte, da imajo podjetja običajno nimajo posebnega razloga za zamenjavo standardizirane oblike znotraj podjetja vzorcev - če se družba ni organizirala zelo kompleksnih proizvodnih formatov, ki zahtevajo vzpostavitev ločenih računovodskih mehanizmov. Ali pa, če je njihova struktura dovolj preprosta - kot v primeru s časovnim razporedom počitnic.

Omeniti je mogoče, da obstaja veliko meril za razvrstitev zadevnih naročil. Med njimi je struktura dokumenta. Podrobneje razmislimo o njegovih lastnostih.

Struktura naročil: enostavni in zapleteni dokumenti

Torej, najpomembnejše merilo za razvrščanje obravnavanih naročil je struktura. V skladu z njo so dokumenti razdeljeni na glavne 2 vrste - preproste in zapletene.

Za naročila tipa 1 je značilna prisotnost enega upravnega bloka (z besedami »sprejeti«, »odpustiti iz pisarne«, »prenesti« itd.). Če je, na primer, da bi o imenovanju izvedenca, se šteje, kot posameznik, če je njegova pristojnost - nekaj zaposlenih, da se bodo iz zbirnega dokumenta.

Če v viru obstaja več administrativnih blokov, bo to težko. Zelo pogosti so, vendar se njihova uporaba šteje za zelo težko delo tudi z uporabo sodobnih tehničnih rešitev, saj je v tem primeru morda treba primerjati velike količine podatkov, ki so v bistvu v različnih oddelkih.

Zdaj pa prestavimo na preučevanje različnih elementov strukture dokumentov, ki lahko vsebujejo naročila v organizaciji.

Elementi strukture naročil na osebje

Glavni del naloga je razdelek. Sestavljajo ga predmeti. V naročilu morajo biti vključeni na podlagi določenega dokumenta. V tem primeru morate povezati nanj. Če je pripravljen, na primer, da bi osebe, ki je imenovan za vsako pisarno, ustrezne postavke se lahko vključijo v dokumentu na podlagi:

• osebna izjava delavca;
• pogodba o zaposlitvi;
• obvestilo vodje, ki je opravil razgovore z zaposlenim ali se je odločil, da ga imenuje na drugačni osnovi;
• delovanje znotraj podjetja;
• obvestilo.

Priporočljivo je, da se v naročilo vključi beseda "fundacija", nato pa je treba navesti sklic na določen dokument. Obravnavani vir bi moral odražati dejstvo, da je oseba, imenovana na določeno mesto, seznanjena z določbami sklepa. V tem primeru je treba v dokumentu vključiti besedno zvezo "s pozanimanim naroilom", po katerem delavec, ki je študiral ustrezni vir, podpiše in označuje datum.

Naročila - še posebej, če se HR outsourcing narejeno, še enkrat, da bi odražala imenovanje osebja na delovno mesto, boste morali dati pravno ustrezno besedilo. Na primer, v zvezi s trajanjem pogodbe z zaposlenim, zneskom njegove plače, razporedom njegovega dela.

Tako tipična struktura naročila na osebju prevzame prisotnost blokov, ki odražajo:

• upravni ukrepi upravljanja družbe;
• FIO in druge informacije o zaposlenem;
• datum začetka veljavnosti odstavka dokumenta;
• drugo pomembno besedilo reda.

Obravnavane dokumente je mogoče dopolniti z različnimi vlogami. Lahko jih zastopamo v najširšem obsegu. Torej, v dodatkih k odredbam o osebju se lahko odražajo seznami položajev zaposlenih, ki so v pristojnosti zadevnega dokumenta. V prilogi k podatkom o naročilu, ki se lahko problematično odraža neposredno v besedilu dokumenta, se lahko zabeleži - na primer, lahko so grafi, slike, diagrami, ki so potrebni za razjasnitev besedilne vsebine dokumenta.

Priprava naročil: kaj iskati?

Kaj naj posebno pozornost namenim obdelavi zadevnih dokumentov?

Najprej, kot ugotavljajo strokovnjaki, se osnutki naročil za osebje ne bi smeli izvajati z uporabo okrajšav. Besedilo je treba vključiti v dokument brez okrajšav.

Naslednje najpomembnejše merilo za pravilno izvajanje ustreznih dokumentov je pomanjkanje informacij o virih z različnimi časi shranjevanja. Naročila, ki se nanašajo na počitnice in službena potovanja za osebje, se na primer hranijo v skladu s sedanjimi standardi za 3 leta. Dokumenti, ki odražajo podatke o zaposlovanju zaposlenih, je treba hraniti v arhivu podjetja že 75 let.

Tako je treba v vsaki vrstici odražati podatke o virih z istim rokom uporabe.

Koristno je preučiti glavne faze objave zadevnih dokumentov.

Faze izdajanja naročil za osebje

Najprej je treba opozoriti, da se glede na posebne standarde, za katere podjetje izvaja kadrovske evidence, lahko naročila za osebje pripravijo po različnih načelih. Toda v splošnem primeru njihova objava vključuje odločitev odgovornih strokovnjakov družbe za naloge, kot so:

• sprožitev odločitve o potrebi po razvoju ustreznega dokumenta;
• zbiranje podatkov, potrebnih za izdajo naročila;
• priprava posebnega osnutka naloga, njegovo usklajevanje, dokončanje, če je potrebno;
• vpisovanje potrebnih podatkov v dokument in njegovo podpisovanje s strani pristojnih oseb;
• seznanitev s sklepom tistih oseb, katerih položaje so v pristojnosti ustreznega pravnega akta.

Priprava odločbe o izdaji naročila

Rešitev prve naloge se lahko izvede z uporabo informacij, ki jih vsebuje servisne opombe, informacije znotraj podjetja, dejanja. Notranja naročila praviloma temeljijo na lokalnih pravnih aktih in njihov seznam je lahko zelo širok. Osnutki zadevnih dokumentov se običajno pripravijo s sodelovanjem odgovornih zaposlenih v kadrovskih službah podjetja. Hkrati se lahko njihovo delo opravi na podlagi vlog, ki jih podpišejo vodje različnih strukturnih oddelkov podjetja.

Kot podlago za ustrezne dokumente je mogoče uporabiti vzorce kadrovskih naročil, ki jih družba običajno uporablja. Glavna stvar pri reševanju te težave je skrbno preučiti dejavnike, ki predhodno določajo objavo dokumenta, razloge za razvoj naročila. Pomembno je, da besedilo, ki je vključeno v ustrezni dokument, ustreza zahtevam zakona.

Zbiranje podatkov za izvedbo naročila

Naslednja naloga odgovornih strokovnjakov podjetja, ki sestavljajo enega ali drugega vzorca naloga za osebje, je zbiranje potrebnih podatkov za izdajo dokumenta. Lahko ga zastopa:

• v uradnih pravnih aktih;
• v notranji dokumentaciji družbe;
• v virih, ki jih objavljajo višje strukture, službe, za katere je odgovoren subjekt upravljanja;
• v arhivskih dokumentih;
• v medijih, znanstvene publikacije.

Razvoj osnutka naročila

Po zbiranju informacij pristojni strokovnjaki neposredno razvijejo osnutek naloga za osebje. Rešitev te naloge predpostavlja predvsem pravilno izvedbo dokumenta. Zaželeno je, da se v njem pokaže, da se projekt razvija, vzorec naročila za osebje, in ne uradni lokalni pravni akt. To je - napišite besedo "project" na dokumentu. Vendar je treba besedilo v viru čim bolj približati tistemu, kar mora biti v uradnem zaporedju. Možno je, da bo pristojni vodnik predhodno odobril besedilo dokumenta v izvirni obliki.

Če je vrstni red, kot tudi vsebina, usklajen - takoj ali s prilagoditvami, ga je mogoče poslati za podpis. Kakšen je postopek?

Potrditev naročila in njeno prenos na zaposlene

Načeloma v njem ni nič zapletenega - glavna stvar je, da mora oseba, ki potrjuje dokument, imeti pooblastilo. Vodja podjetja praviloma podpiše naročila za osebje. V celoti pripravljeno obliko, enotno ali znotraj korporacije, se ji posreduje informacije, ki so jih predložili odgovorni strokovnjaki. Podpis dokumenta vključuje navedbo položaja osebe, ki vodi družbo, njegovega imena in podpisa.

V skladu s pravili, ki se vzpostavijo znotraj podjetja, se dokument po potrebi prekliče.

Po potrditvi vodje se dokument prenese na delavca, ki bi moral biti seznanjen z njim. Dejstvo, da je oseba proučila dokument, se lahko potrdi s podpisom na naročilo ali z dopolnitvijo njegovega registracijskega obrazca.

Poglejmo zdaj, kako se izvajajo naročila za osebje. Glavna naloga, ki jo rešijo odgovorni zaposleni v podjetju, je registracija zadevnih dokumentov.

Registracija naročil: odtenki

Zadevni postopek vključuje vnos informacij o naročilu v posebne registre znotraj podjetja. Menijo, da odobreni vzorec naročila na osebju pridobi pravno veljavo šele po registraciji ustreznega vira v podjetju. Če se ta postopek ne izvaja v zvezi z dokumentom, potem ne pride do pravnih posledic - za zaposlene in vodstvo družbe.

Registracija nalogov za osebje, kot smo omenili zgoraj, je pomemben vidik vzdrževanja teh dokumentov. Ustrezni postopek vključuje reševanje treh nalog:

• obračunavanje dokumentov;
• nadzor nad izvrševanjem naročil;
• zagotavljanje hitrega dostopa do dokumentov.

Za registracijo v podjetju morajo biti vsi viri razvrščeni kot upravni, poročanje, finančni. Vnese se v vpis v register znotraj podjetja in na dokumente, ki prihajajo od zunanjih gospodarskih subjektov. Naročila za osebje, tako kot kateri koli drugi vir, pri registraciji prejmejo posamezno številko, pa tudi indekse, ki jih zahteva z vidika optimalne razvrstitve ustreznih virov.

V evidenci osebja morajo biti registrirani vsi dokumenti, ki so predmet izvršbe, in se uporabljajo za evidentiranje in obveščanje zainteresiranih zaposlenih o določenih ekonomskih dejstvih. Naročila za osebje se seveda nanašajo na te vire.

Postopek za registracijo dokumentov se izvede enkrat - neposredno, ko jih izda vodstvo (tako kot pri zadevnih naročilih) bodisi kadar je prejel zunaj subjekta. Če se vir premakne iz ene strukturne delitve podjetja na drugo, ga ni treba ponovno registrirati.

Obstajajo trije glavni načini za registriranje virov, uporabljenih v delovnem poteku organizacije.

Prvič, da je sečnja, ob predpostavki, da podrobno odsev v posebne registre informacij o tem, kaj je objavljeno struktura in za kakšne namene in to je, da za osebje, na primer v prilogi.

Drugič, obstaja oblika kartice za registracijo informacij o virih, ki se uporabljajo v okviru kroženja znotraj podjetja. Oblikovanje kontrolnih kartic za vire, kot tudi njihova integracija v specializirane knjižnice.

Tretjič, avtomatizirana registracija dokumentov. Vključuje vnos podatkov o zadevnih naročilih in drugih virov v registre samodejno - z uporabo posebne programske opreme in potrebne infrastrukture (na primer tiskalnikov, optičnih čitalcev, omrežnih vmesnikov).

Obstaja normativni akt, po katerem je treba registrirati normativne dokumente - Uredba Ministrstva za kulturo Ruske federacije št. 536, ki je bila sprejeta 8. novembra 2005. Ta pravni vir vključuje razmislek v registrih:

• ime podjetja, ki je izdala ta ali ta dokument - v tem primeru nalog za osebje;
• ime vira;
• datum izdaje dokumenta, njegovo registrsko številko;
• naslov in povzetek dokumenta;
• besedilo;
• izraz izvora;
• informacije o izvedbi naročila.

Vpis v register organizacijskih informacij o določenih naročilih se lahko izvaja z uporabo drugih meril za njihovo razvrstitev. Na primer, lahko služba za človeške vire razdeli ustrezne vire, ki so specifično povezani z dopustom za zaposlene, poslovnimi potovanji in spodbudami. Običajneje več nalogov tvori potek dela podjetja, bolj optimalno je, da jih razvrstite v ločene baze podatkov v registru.

Vodenje naročil

Drug pomemben vidik vodenja naročil v podjetju je njihovo skladiščenje. Zgoraj smo opozorili, da so naročila za osebje shranjena glede na poseben namen dokumenta v določenem časovnem okviru. Zato je treba dokumente, razvrščene v skladu z ustrezno funkcijo, postaviti na različne kraje.

Vsako naročilo osebja (obrazec za to) je treba hraniti ločeno od tistih virov, ki so pomembni za glavno dejavnost podjetja. Dokumenti, registrirani in vloženi za shranjevanje, morajo biti predloženi v obliki izvirnikov.

Naročila za osebje se navadno združujejo v primere, ki so sistematizirani nizi različnih dokumentov. Potrebno je, da odgovorni strokovnjak kadrovske službe vpiše datoteke, pravilno navede liste, ki so v njej nameščeni, dopolnijo s potrebnimi dokumenti in pripravijo kritje za ustrezne zbirke dokumentov.