Zakaj potrebujem kopijo moje delovne knjige?

Vsakdo vsaj enkrat v svojem življenju začne delovno evidenco. Glavni namen tega dokumenta je zabeležiti delovno dobo zaposlenega skozi vse življenje. Lahko se obravnava kot dokumentirano obvestilo o poklicni dejavnosti osebe. Delavnica hrani veliko zanimivih informacij o zaposlenem, tako da med delom na novem mestu delodajalec med drugimi dokumenti zahteva predvsem, da predloži delovno knjigo. To je potrditev prejšnjega izobraževanja in strokovnih spretnosti. Glede na vse zgoraj navedene značilnosti lahko sklepamo, da je ta navidezno nezahtevna knjižica po potnem listu najpomembnejši dokument za osebo.

Ko zaposluje državljana, državljan preda delovno knjigo upravi podjetja. Skladišči se v kadrovskem oddelku vse do odpusta zaposlenega. V skladu z zahtevami vodenja evidence osebja, nalog za podjetje imenuje zaposlenega, ki je odgovoren za registracijo, vzdrževanje in hranjenje delovnih knjig vseh zaposlenih v organizaciji.

Včasih ima oseba nekaj razloga, da zagotovi delovno knjigo za potrditev zaposlitve v eni ali drugi organizaciji. V skladu z odobrenimi pravili odgovorni uslužbenec podjetja nima pravice dati ta dokument delavcu pred odpustom. Iz te situacije je samo en izhod. Delavcu se lahko izda kopija delovne izkaznice, ki v celoti nadomesti izvirnik in jo lahko pusti na kraju povpraševanja. Da bi ga prejeli, je zaposlenec dolžan pisati izjavo v poljubni obliki z zahtevo, da mu da kopijo. V vlogi je treba navesti razlog, zaradi katerega je bilo treba imeti kopijo delovne knjige. Na primer, oseba želi zaposliti v drugi družbi za delo s krajšim delovnim časom, vendar mora biti zapisnik dela vsakega zaposlenega shranjen na glavnem mestu njegovega dela, zato je treba namesto izvirnika kopijo delovne knjige izdati v treh dneh. To se naredi precej preprosto. Na navadnem listi zapisa A4 kopira vse dokončane strani izvirnika o informacijah o delovnem mestu, vključno z naslovna stran. Strani so spet skupaj in obešene. Na zadnji strani je dodaten vnos v informacijah o delu naslednje vsebine: »Deluje do sedaj«. Zapisi se dodelijo naslednji številki, datum izdaje kopije delovnega zapisa je naveden, spodaj pa je podpis odgovornega zaposlenega pri razglasitvi delovnega mesta in priimka. Kopija delovne knjige je skoraj pripravljena. Toda to ni vse.

Vsaka stran izvoda mora biti potrjena. V ta namen je narejen napis "Kopiraj je res". Pod njim je podpis zaposlenega, ki je zagotovil kopijo z dešifriranjem delovnega mesta in priimka. Ni nujno, da je vodja podjetja. Vodja oddelka za človeške vire ali vodilni strokovnjak osebno računovodstvo. Gotovi napis mora nujno postaviti okrogel pečat podjetja-delodajalca. Vse stisnjene strani so oštevilčene, na zadnji pa napis "Stitched, numbered and sealed with" toliko "strani". Ta overjena kopija zapisa o zaposlitvi v celoti potrjuje izvirnik in jo je mogoče na zahtevo predložiti katerikoli organizaciji. Takšen dokument pogosto zahtevajo banke pri posojilih za potrditev solventnosti stranke, vendar ta razlog ni edini.

V zadnjem času so ljudje pogosteje potovali v tujino. Priložnost je zelo različna: povabilo za obisk, poslovno potovanje, počitek in tako naprej. Za potovanje zunaj države državljan mora nujno pridobiti tuj potni list. V nekaterih državah ni potrebno, vendar ga še vedno potrebujemo. Za registracijo potnega lista v Zvezni migracijski službi je potrebno zagotoviti celoten paket dokumentov, med katerimi morajo biti podatki o kraju dela. Zdaj pri registraciji potne liste nove generacije vsi zaposleni državljani izpolnijo določen obrazec za izdajo tujega potnega lista, katerega ena od postavk predpisuje vse svoje delovne aktivnosti v zadnjih desetih letih. Prijava je potrjena na delovnem mestu s pečatom na oddelku za osebje. Pečat velja en mesec. Neformalni državljani opravljajo isti postopek in namesto potrditve podatkov specialistu kadrovske službe prejme izvirno delovno knjigo. V skladu z novimi pravili kopija delovne knjige za potni list sploh ni potrebna. To dodaja delo samemu državljanu, vendar zmanjša delovno obremenitev kadrovske službe podjetja in poenostavlja potek dela migracijskih služb.